各二级学院：

      为了更好地服务我校毕业生，确保高校毕业生档案转递工作安全、便捷、高效。结合档案馆毕业生档案转递工作培训要求，现将2023届毕业生档案转递工作做如下安排。

      一、转递档案的方式

      毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”方式转递。转递时档案材料用学校统一的档案袋封装，再装入专门印制有“高校学生档案专用”标志的统一防水封套，邮政部门将通过专门绿色通道，确保毕业生档案安全转递。

      二、转递原则

    依据学生本人确认的《2023届毕业生档案去向信息汇总表》，办理档案转递。

      三、各学院组织转递的流程

      （一）毕业生档案去向信息采集

      1.辅导员依据档案馆培训要求，在规定的时间组织本班毕业生通过企业微信—工作台中“毕业生档案去向采集”模块，规范填写《2023届毕业生档案去向信息汇总表》。

      北格校区采集时间：2023年5月26日—6月9日

      龙城校区采集时间：2023年5月29日—6月9日

      2.辅导员通过企业微信—工作台中“毕业生档案去向采集”模块，导出后台数据并摘选本班相关数据，完成班级 《2023届毕业生档案去向信息汇总表》的印制，经毕业生本人确认签字，辅导员审核签字后，于2023年6月13日前移交档案馆，并领取《档案转递通知单》。

      （二）毕业生档案核验、密封、转递

      1.在毕业生档案整理移交阶段，辅导员须依照本班《2023届毕业生档案去向信息汇总表》的信息，规范填写《档案转递通知单》，并逐份装入毕业生个人档案中，随后完成密封、移交工作。

      2.辅导员核对档案寄送快递单信息，无误后，将毕业生档案装入标准封套，拍照、密封，并确认寄递信息，以完成班级毕业生档案的转递工作。

      （三）毕业生档案存放反馈

      档案寄出后，毕业生需要关注档案寄送进度,并及时办理档案存放手续索要凭证。档案存放凭证是毕业生日后因升学、考公等调用档案的重要依据，辅导员须督促毕业生及时办理档案存放手续并妥善保管档案存放凭证，且在企业微信平台上传相关信息，此项工作须在2023年7月30日前完成。

      四、工作要求

      请各相关部门严格按照转递要求，高度重视、明确分工，认真履职、积极配合，以确保此项工作顺利完成。

      如有任何问题或疑问，请联系档案馆。

      联系人：王静 张娟；       联系电话：0351-2531142；

      邮箱：sxgsxydag@163.com

     

 

                                                                                                                        学院办公室

                                                                                                                      2023年5月30日