各部门、各单位：

      为进一步加强学校会务管理，提高会议质量，现就规范学校龙城、北格两校区会议组织有关事项通知如下：

      一、规范召开时间

     （一）适用范围。主要适用于在龙城、北格两校区组织的、涉及二级学院线下集中参加的会议。

     （二）时间规定。会议召开时间原则上安排在工作日上午8：30以前、11：00以后，或下午14：30以前、16：30以后。特殊情况根据会议紧急程度和内容确定。

      二、明确会议分工

     （一）会议组织

      会议组织原则遵循“谁发起谁负责”。

      1.校级会议。学校办公室组织的校级会议由校办全程负责。职能部门组织的校级会议由组织部门负责会务工作，包括资料准备、会场、台签、设备、照相、摄像、组织人员参会等工作。学校办公室提供会务指导，审定会议日程、议程，做好协调保障工作。

      2.二级会议。主要包括院级会议或系统会议。由二级学院或系统负责部门全过程组织会议。使用学校会议室的，由学校办公室保障会议室及设备，并提供会务指导。使用学校场馆的，由学校办公室协调场地、提供会务指导，发起单位布置会场、组织会议，场馆中心保障场地、设备等会务资源。使用二级学院会议室的，由发起学院全过程管理。应至少提前一周发起会议场地使用线上申请。

     （二）会议材料。会议相关文件资料原则上由组织部门起草，部门负责人审核后，行政类会议材料由学校办公室审稿；党建类会议由党委办公室审稿；思政类会议由党委宣传部审稿。

     （三）领导出席。各类会议因需邀请校领导出席并讲话的，发起部门需提前向学校办公室报备会议日程或议程，学校办公室根据学校整体工作安排统筹协调。

       三、精简会议活动。会议召开应遵循必要性原则，仅在涉及需跨部门部署工作时召开。各类会议、活动的组织应至少提前一周向学校办公室备案。内容相近、时间相近、参会人员相同的会议原则上建议合并召开。

       四、提高会议效率。要确保会议聚焦关键主题，把控会议节奏与时间分配，精简讨论发言，减少会议时长。会议结束后需形成会议纪要，如实准确地记录会议主要内容、决策结果及具体任务安排，便于工作落实。

各单位要严格按照通知要求，进一步明确职责分工，切实改进会风。学校办公室将对各类会议组织进行督办、检查。

       特此通知。

                                                                                                             学校办公室

                                                                                                          2024年11月15日