各学院：

        根据学校工作安排，6月30日起将组织进行2025届毕业生档案整理工作，现将具体事宜通知如下：

        一、时间安排

 

        二、地点

        整理地点：龙城校区：图书馆五层

                        北格校区：砺能楼二层

        移交地点：龙城校区档案馆（图书馆206）

        三、档案材料

        档案转递通知单1份；录取通知书 1份；军训鉴定表1份；高考报名登记表1份；高考体检表1份；高考成绩表1份；综合素质发展报告1份(高中档案、学籍)；操行鉴定表（专升本1份，本科3份）；学籍表1份；团员材料（志愿书、申请书）；党员材料；国奖、励志奖审批表；校级优秀个人审批表（五四评优、优秀毕业生）；新生体检表1份；第二课堂成绩单1份；毕业生登记表1份；成绩表1份；学位授予决定1份（专科无）；其他档案材料。

        四、注意事项

        （一）档案袋封皮填写的姓名、性别、民族、籍贯要与《毕业生登记表》中相应内容一致，用铅笔在档案袋左上角标注学号、年级、班级，右上角标注序号（与《山西工商学院2025届毕业生档案一览表》序号一致）。

        （二）辅导员需将团员材料、新生体检表、第二课堂成绩单、毕业生登记表、成绩单、学位授予决定、优秀毕业生审批表装入学生档案，档案袋内材料顺序要与“档案袋封皮目录”顺序一致，并在档案袋封皮目录中填写相应的“件数”。

        （三）学生档案内的材料要逐份检查，核查档案内所有材料是否本人，有无漏盖章、材料信息不全、误装、错装材料的情况。

        （四）辅导员对本班或所带的同专业里同名同姓的学生要格外注意，对这些学生的档案内容要反复核对，通过身份证号、籍贯、住址等区别这些毕业生的档案材料，防止装错。

        （五）检查、整理完档案后移交至档案馆，并根据档案馆工作要求进行档案核查、密封等工作。

        五、工作要求

        请各学院领导高度重视毕业生档案整理工作，按照规定时间，以学院为单位，安排毕业班辅导员统一整理毕业生档案，并填写《山西工商学院2025届毕业生档案一览表》（附件1），一式两份，一份交至学生工作部（处），一份交至档案馆；《毕业生登记表目录模板》（附件2）一式一份，交至档案馆。学生工作部（处）和档案馆工作人员会在交接过程中对档案进行核查，若有错误，全部返回重新整改，并予全校通报。 

学生工作部（处)

2025年6月26日

        附件：1.山西工商学院2025届毕业生档案一览表

                  2.毕业生登记表目录模板