各单位、各部门：

        为规范学校电子邮箱使用与管理，保障学校电子邮件系统安全、高效、稳定运行，使电子邮箱系统更好地为师生服务，根据《中华人民共和国网络安全法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合我校实际，特制订本办法。经学校研究通过，现予以印发，请认真学习，遵照执行。

山西工商学院

2024年6月20日

山西工商学院电子邮箱使用管理办法

第一章  总 则

        第一条 为规范学校电子邮箱使用与管理，保障学校电子邮件系统安全、高效、稳定运行，根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《互联网电子邮件服务管理办法》及《信息安全技术电子邮件系统安全技术要求》（GB/T 25069-2010）等规定，结合我校实际，制定本办法。
        第二条 山西工商学院电子邮件系统是由学校统一建设、管理和运维。为校内各二级单位、教职工、学生、校友（以下统称为“用户”）提供互联网电子邮件服务的公共服务信息系统。
        第三条 电子邮箱是通过学校电子邮件系统为用户提供的用于教学、科研、管理及拓展对外交流服务的电子信息空间，邮箱后缀为@ sxtbu.edu.cn。电子邮箱分为个人邮箱和工作邮箱，个人邮箱是指分配给在职教职工和学生使用的电子邮箱，电子邮箱实行实名制方式管理；工作邮箱是指经校内二级单位申请，分配给单位用于处理学校公务的电子邮箱，由二级单位指派专人进行管理。工作邮箱仅限处理本单位公务（如教学安排、科研协作、行政管理等），不得用于个人事务；邮件内容属于学校工作秘密的，需标注‘内部涉密’并按学校保密规定管理。个人邮箱可用于学术交流、师生沟通等非公务活动，但不得冒用学校名义对外联络。

        第四条 电子邮箱仅提供给学校各部门、教职工、学生、校友使用，不接受校外人员或单位申请。电子邮箱所有权属于学校，电子邮箱用户拥有使用权。

第二章  组织机构和职责

        第五条 学校设备处/信息化建设中心是学校电子邮箱系统的维护部门，主要负责：
        （一）负责电子邮件系统的规划；
        （二）负责电子邮箱使用的监督、管理与检查；
        （三）负责与腾讯公司共同维护电子邮件系统的安全保障；
        （四）负责为电子邮箱用户提供开通、终止、技术咨询、技术培训及异常处理等服务。
        第六条 校内各部门、各单位负责本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用学校电子邮箱的情况。

        第七条 电子邮箱用户应严格遵守相关法律法规及本办法规定，自觉维护电子邮箱安全。

第三章  电子邮箱的开通和终止

        第八条 个人邮箱开通。设备处/信息化建设中心办负责为在职教职工和学生开通个人邮箱。
        第九条 工作邮箱开通。单位申请，明确责任人和使用人，工作邮箱的责任人和使用人必须为学校在岗在编教职工。教职工离职或学生毕业前，应通过工作邮箱完成公务数据交接；未交接导致数据丢失的，由原使用人承担责任。

        第十条 电子邮箱终止与注销。电子邮箱终止后，所有功能停止服务，电子邮箱注销，用户信息及电子邮件数据删除。

第四章  电子邮箱使用管理

        第十一条 邮箱账号仅限用户本人使用，禁止用户将邮箱以任何形式交由他人使用或借用他人账号，严禁将邮箱授权给被备案人员以外的人员使用或转让给其他部门使用，也不得向第三方提供电子邮箱用户的注册信息。用户对电子邮箱的内容拥有隐私权，未经用户本人许可，任何人不得以任何方式私自查阅、截获、监控他人邮件内容（法律、法规另有规定的情形除外）。
        第十二条 电子邮箱用户应妥善保管所使用的电子邮箱账号和密码，并对使用其电子邮箱开展的所有活动负责。电子邮箱账号由系统自动生成，禁止使用弱密码，必须设置8位以上复杂密码，密码应包含字母、数字、特殊符号且区分大小写，不能包含账户名、单位简称、办公电话号码等容易猜解的信息。
        第十三条 电子邮箱用户须遵守国家各种政策法规，包括《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机软件保护条例》等计算机及互联网相关的法律法规；遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例，不得利用电子邮件发送垃圾邮件或商业邮件，不得利用电子邮件散布电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务，不得通过学校电子邮箱从事违法活动或传播不良信息。
        第十四条 不推荐用户使用学校电子邮箱传输涉及个人或他人隐私的信息，学校对用户邮件内容造成的一切后果不承担任何责任；严禁使用电子邮箱存储、处理、传输涉密信息；用户定期清理过期邮件，以免因存储空间限制而影响邮件的正常收发；用户有责任及时向设备处/信息化建设中心举报邮箱被滥用或盗用情况，报告系统安全漏洞或其他任何不正常状况。
        第十五条 如发生下列任何一种情形，学校有权在不通知用户的前提下中断或终止向用户提供电子邮箱服务，并按学校有关规定对用户进行处理：
        （一）反对宪法所确定的基本原则的；
        （二）危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；
        （三）损害国家荣誉和利益的；
        （四）煽动民族仇恨、民族歧视、破坏民族团结的；
        （五）破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；
        （六）散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；
        （七）散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的；
        （八）侮辱或者诽谤他人，损害他人合法权益的；
        （九）涉密或内部敏感资料的；
        （十）具有干扰、破坏或限制任何计算机软件、硬件或通讯设备功能的软件病毒或其他计算机代码、资料的；
        （十一）进行商业活动的；
        （十二）含有法律、行政法规禁止的其他内容的；

        （十三）其他损害学校利益的。

第五章  责任追究

        第十六条 对于违反本办法有关规定的部门或个人，一经发现，暂停其电子邮箱使用权并责令改正；拒不整改的，将终止其电子邮箱使用权并进行内部通报；造成学校损失的，追究直接责任人的行政或经济责任；造成严重后果并触犯法律的，将移交司法机关处置。

        第十七条 用户因使用校园电子邮箱传输涉及个人或他人隐私的信息，对此造成的一切后果，以及校园电子邮箱因遭受不可抗拒原因而导致的用户数据损失，学校不承担任何责任；因使用校园电子邮箱购买商品、服务、进行网络交易等导致的一切损失及后果由用户自行承担。

第六章  附 则

        第十八条 本办法由设备处/信息化建设中心负责解释。
        第十九条 本办法自发布之日起施行。