企业邮箱使用管理办法

第一章 总则

        第一条 为规范企业邮箱（以下简称“邮箱”）的使用与管理，保障邮箱通讯安全、高效、有序运行，统一单位对外沟通形象，提升办公效能，明确各用户的使用责任，防范信息泄漏、违规使用等风险，结合单位各职能部门及二级学院办公实际，制定本办法。

        第二条 本办法适用于学校全体在职员工（含各职能部门、二级学院工作人员）、临时聘用人员及其他经授权使用单位企业邮箱的人员（以下统称“用户”），涵盖邮箱账号的申请、使用、维护、注销及安全管理等全流程。

        第三条 企业邮箱是单位日常办公、公务往来、对外业务联络及信息传递的核心信息化载体，主要用于处理工作相关事务，严禁用于私人用途及违规违法活动。各用户应自觉维护单位形象，规范使用邮箱，确保通讯畅通与信息安全。

        第四条 设备处/信息化建设中心是企业邮箱的归口管理部门，负责邮箱系统的搭建、维护、账号管理、权限分配、安全监控及问题处置；各职能部门、二级学院指定专人作为邮箱联络人，配合邮箱管理部门开展本部门邮箱使用的日常管理工作。

第二章 邮箱账号管理

        第五条 账号申请。新设立部门或因工作需要新增邮箱账号的，需提交《企业邮箱账号申请》，经部门负责人和邮箱管理部门负责人审批确认后，工作人2个工作日完成邮箱的开通。邮箱账号和初始密码由邮箱管理部门统一分配并告知用户。

        第六条 账号激活与密码管理。

        （一）用户收到初始密码后，初次登录邮箱需修改初始密码，密码设置需符合安全规范（长度不低于8位，包含大小写字母、数字及特殊符号，严禁使用弱口令和简单密码如123456、姓名拼音等）；

        （二）密码每90天需更换一次，邮箱管理部门将定期提醒，逾期未更换的，系统将自动锁定账号。

        （三）用户应妥善保管个人邮箱密码，严禁泄漏给无关人员，严禁转借、共用邮箱账号；

        （四）若密码遗忘或怀疑泄漏，需立即向邮箱管理部门申请重置，重置后需及时修改密码。

        第七条 账号使用范围。邮箱账号仅限授权用户本人工作使用，严禁用于以下行为：

        （一）转借他人使用，或委托他人代为处理工作邮件；

        （二）注册无关网站、平台，或用于私人聊天、购物、娱乐等非工作用途；

        （三）发送违规、违法、低俗、涉密及与工作无关的内容；

        （四）利用邮箱从事SPAM邮件发送、网络攻击等违规违法活动。

        第八条 账号注销与变更。

        （一）员工离职、调动岗位或不再需要使用邮箱的，所在部门需在1个工作日内通知邮箱管理部门，办理账号注销或权限调整手续；

        （二）离职员工需在离职前清理邮箱内工作邮件，重要业务邮件需转移至部门指定人员邮箱，严禁删除、篡改工作邮件。

        （三）员工调动岗位后，邮箱账号可根据工作需要保留或调整，若调整需重新提交申请，原账号内工作邮件需妥善交接。

        第九条 临时账号管理。临时聘用人员、外来协作人员等经授权使用邮箱的，由对接部门提交申请，明确使用期限及使用范围，邮箱管理部门按规定开通临时账号；使用期限届满后，对接部门需及时通知邮箱管理部门注销账号，逾期未注销的，邮箱管理部门将强制注销，由此产生的风险由对接部门承担。

第三章 邮箱使用规范

        第十条 邮件发送规范。

        （一）发送工作邮件时，需明确主题，主题应简洁明了、准确反映邮件内容，避免使用模糊、无关的主题；

        （二）收件人、抄送对象需准确选择，严禁随意群发、错发邮件，无关人员不得随意抄送；

        （三）邮件内容需严谨、规范、简洁，语言文明，符合公务沟通礼仪，避免出现错别字、低俗用语；

        （四）附件发送需规范，附件命名清晰，与邮件内容相关，严禁发送超大、无关附件，重要附件需提前压缩，涉及敏感信息的附件需进行加密处理；

        （五）对外发送邮件时，需使用单位统一签名（包含姓名、部门、职务、联系方式等信息），严禁擅自修改签名格式或使用非单位统一签名。

        第十一条 邮件接收与处理规范。

        （一）用户应每日及时登录邮箱查看邮件，工作日期间邮件查看间隔不超过2小时，确保重要邮件及时接收、处理；

        （二）对于上级单位、协作单位及重要业务相关的邮件，需及时予以回复，无法及时回复的，需提前告知对方并说明原因；

        （三）收到错发、误发的邮件，应及时退回，并告知发件人，严禁私自查看、转发、留存无关邮件；

        （四）工作邮件需按类别分类归档，重要邮件（如公文、业务协议、沟通记录等）需妥善保存，便于后续查询、审计。

        第十二条 邮箱空间管理。用户应合理使用邮箱空间，及时清理无用邮件、垃圾邮件和过期附件，避免邮箱空间满额影响邮件接收；邮箱管理部门将定期检查邮箱空间使用情况，对空间使用率过高的用户进行提醒。

        第十三条 严禁利用企业邮箱从事以下行为，一经发现，将严肃处理：

        （一）发送、传播违反国家法律法规、政策规定的内容，包括但不限于涉密信息、反动言论、低俗色情、暴力恐怖等内容；

        （二）发送SPAM邮件、恶意广告、病毒链接等，干扰邮箱系统正常运行及他人正常办公；

        （三）篡改、伪造邮件内容及发件人信息，误导收件人；

        （四）未经授权查看、下载、转发、泄漏他人邮箱内的工作信息及敏感数据；

        （五）利用邮箱从事商业推广、兼职盈利等与单位工作无关的活动；

        （六）故意删除、篡改邮箱日志、邮件记录等，逃避管理与审计；

        （七）其他违反本办法及单位规章制度的行为。

第四章 安全管理

        第十四条 邮箱管理部门负责邮箱系统的安全维护，定期对系统进行升级、漏洞修复、病毒查杀，确保邮件数据安全，防止数据丢失、泄漏；定期对邮箱使用情况进行监控，及时发现并处置违规使用、异常登录等情况。

        第十五条 用户应增强安全防范意识，严禁点击邮件中的陌生链接、下载可疑附件，避免感染病毒、遭受网络钓鱼攻击；若发现邮箱出现异常登录、邮件发送异常等情况，需立即修改密码，并及时向邮箱管理部门报告，配合排查处理。

        第十六条 涉及单位核心机密、敏感业务信息的邮件，需采取加密措施发送，严禁通过未加密的邮箱发送涉密信息；严禁将涉密信息转发至私人邮箱或无关人员，确需转发的，需经部门负责人批准，并做好记录。

        第十七条 邮箱日志、邮件记录等数据由邮箱管理部门统一留存，用于后续审计、核查；未经授权，任何单位或个人不得查阅、复制、篡改邮箱日志及邮件记录。

第五章 责任追究

        第十八条 各部门负责人是本部门邮箱使用管理的第一责任人，负责督促本部门用户严格遵守本办法，规范使用企业邮箱，及时排查本部门邮箱使用中的安全隐患。

        第十九条 对违反本办法规定，有下列情形之一的，邮箱管理部门将视情节轻重，采取提醒、警告、暂停邮箱使用、注销邮箱账号等措施；情节严重的，通报批评，并移交相关部门追究责任；涉嫌违法的，依法移交司法机关处理：

        （一）未按规定申请、注销邮箱账号，或转借、共用邮箱账号的；

        （二）密码设置不符合规范、未按时更换密码，或泄漏邮箱密码导致安全隐患的；

        （三）发送违规、违法、低俗、涉密及与工作无关的邮件，或从事SPAM邮件发送、网络攻击等活动的；

        （四）未及时处理工作邮件，影响工作推进或单位形象的；

        （五）擅自删除、篡改工作邮件、邮箱日志，或泄漏他人工作信息、敏感数据的；

        （六）其他违反本办法及单位规章制度的行为。

        第二十条 因用户违规使用邮箱，导致单位信息泄漏、声誉受损、经济损失或其他不良后果的，由违规用户承担全部责任；部门管理不到位，导致本部门出现多起违规使用情况的，追究部门负责人责任。

第六章 附则

        第二十一条 本办法由设备处/信息化建设中心负责解释、修订。

        第二十二条 本办法自发布之日起施行。