各部门、各单位：
为深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，积极创新，强化档案服务能力，提高档案服务水平，推进档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，推动我校档案工作在记录学校发展历史、传承社会优秀文化、服务师生及地方经济建设中发挥积极作用。现开展2023年档案资料归档工作。具体通知如下：
一、归档内容
（一）各部门、各单位在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。归档范围参照《山西工商学院2023年各部门归档范围》（见附件1）。
（二）各部门2023年年鉴。要求格式完整规范（见附件2），内容要能够反映部门全部工作，尤其是部门品牌工作、特色工作和亮点工作作为重点条目撰写，纸质版须由部门领导审核签字。
二、归档时间
2024年1月15日前
三、归档要求
（一）各部门应高度重视档案归档工作，档案工作负责人要安排、督促本部门兼职档案员将应归档的各种材料收集齐全，依照《山西工商学院2023年归档工作指导手册》按时完成（见附件3）。多部门合办的重大活动资料，由主办部门进行收集、整理、移交。
（二）纸质材料归档应提供原件，凡不符合整理规范文件材料，须按要求进行整改后向档案馆移交，移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，左边距不少于1.5cm。
（三）电子档案和纸质档案同步移交。电子档案可到档案馆完成扫描，要求清晰、完整、可读，PDF格式，以材料名称命名。经档案馆审核后，以部门名称命名，发送至邮箱：sxgsxydag@163.com。
（四）实物性质的档案资料，要求至少归档两套。例如：招生简章、校刊、学生手册、校报、宣传画册。
（五）档案移交时，需填写《山西工商学院档案移交目录》（见附件4），打印一式两份，双方签字，各自留存，以备日后查用。如有特殊情况暂不能归档移交的，需在移交目录中说明原因，并写明预计移交时间，部门领导签字确认。
（六）各部门兼职档案员对照本年度档案工作填写《山西工商学院兼职档案员年度考核表》（见附件5），纸质版由部门领导签字后与本部门归档材料一并移交。
在归档过程中如有任何疑问，请联系档案馆，联系人：王静 张娟；联系电话0351-2531142。
学校办公室
2023年12月14日
| 修改日期 | 修改人 | 备注 |
| 2023-12-16 10:24:46[当前版本] | 学校办公室 | 内容更新 |
| 2023-12-14 18:08:22 | 学校办公室 | 创建版本 |
| 附件类型 |
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