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工商党办〔2024〕4号
中共山西工商学院委员会办公室关于印发《山西工商学院涉密档案管理规定》的通知
各党总支、直属党支部，党委各部门：
《山西工商学院涉密档案管理办法》业经党委同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。
附件：山西工商学院涉密档案管理办法
中共山西工商学院委员会
2024年4月16日
山西工商学院涉密档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范和加强涉密档案资料的管理和服务工作，确保涉密档案、涉密资料的安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》等法律法规及相关管理要求，结合我校档案工作实际，制定本规定。
第二条 涉密档案资料管理坚持总体国家安全观，既确保国家秘密安全，又有利于信息资源服务利用。
第三条 本规定所称涉密档案资料是指属于学校规定的保密范围内的、已经办理完毕且具有保存价值的文件材料、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条 本规定适用于我校涉密档案资料的接收、保管和利用。
第二章 涉密档案资料的接收
第五条 涉密人员负责按年度、密级、保密期限分类、收集、整理本部门形成的涉密档案资料。
第六条 属于本单位（部门）产生的密件，凡是可以解密、降密和可以变更保密期限的，应当按照《山西工商学院保密工作制度》的程序进行解密、降密和变更保密期限以后，再移交档案馆。不属于本单位（部门）产生的密件，原产生单位未对密级、保密期限作出变更决定的，不得擅自变更密级和保密期限。
第七条 涉密档案资料向档案馆移交时，移交部门应认真填写《山西工商学院涉密文件资料移交清单》，并在档案馆办理交接手续。
第八条 涉密档案资料归档时间参照《山西工商学院档案管理办法》相关规定执行。
第三章 涉密档案资料的保管
第九条 档案馆是我校涉密保管机构、场所，应当对存储、处理、传输涉及工作秘密的档案信息系统和信息设备采取必要的防护措施。不得在未采取防护措施的情况下直接在互联网及其他公共信息网络中存储、处理、传输涉及工作秘密的资料。
第十条 涉密档案资料要按件整理，著录密级和保密期限。案卷级目录数据，应当按涉密件的最高密集和最长保密期限著录该档案资料的密级和保管期限。
第十一条 涉密档案实行专房、专柜、专人管理，未经许可，非档案馆涉密人员不得入内。
第十二条 涉密档案资料库房应安装监控设施、防盗门窗，并有防火、防潮、防尘、防水、防盗、防高温、防强光、防污染、防有害生物、防紫外线等防护设施，以确保涉密档案资料存放安全。
第十三条 涉密人员离开库房时，必须及时锁好档案柜门，关好门窗。
第四章 涉密档案资料的利用
第十四条 校内单位或个人查阅、借用涉密档案资料时，必须填写《山西工商学院涉密档案查阅、借用审批单》，经保密工作领导小组办公室负责人审批签字后，可查阅、借用涉密档案资料。要求利用单位按照申请时的用途使用涉密档案资料，不得扩大知悉范围，不得向第三方提供，不得以任何形式在互联网上传播。
第十五条 查阅涉密档案资料一律在涉密档案阅档室进行，利用者应自觉遵守保密制度，严禁损坏或涂改档案，严禁私自复印、拍摄、摘录涉密档案。对造成不良后果的应追究当事者的责任，造成泄密的将依法追究法律责任。
第十六条 如需复制涉密档案资料时，档案馆须在复制件上注明复制日期、页数及发放编号，复制件视同原件管理。复制件利用后应及时归还档案馆，完成归还手续后，由借阅人与档案馆工作人员共同将复制件销毁。
第十七条 涉密档案资料原则上不外借。确因工作需要外借时，须经保密工作领导小组办公室负责人审批，由本馆涉密人员携带涉密档案资料至使用地，并在其可视范围内利用，利用完毕后再由涉密人员归还至保密库房。
第十八条 含涉密内容的废纸要妥善管理，及时销毁，当天未处理完的，应存放于保密柜中。
第十九条 涉密档案资料的密级、保管期限和知悉范围的变更，档案馆应及时书面报告保密工作领导小组办公室负责人，对不需要继续保密的，应当及时解密，对需要延长保密期限的，应当在原保密期限届满前重新确定保密期限。
第五章 附 则
第二十条 查阅、借用单位或个人在涉密档案资料定密、保管、利用中存在违法违规问题的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》及相关规定予以处罚。
第二十一条 本规定由学校办公室负责解释，自印发之日起施行。
附件：1.山西工商学院涉密文件资料移交清单
2.山西工商学院涉密档案查阅借用审批单
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