山西工商学院材料物资管理制度

（试行）

第一章  总则

      第一条  为保证我校办学物资基础，加强材料物资的科学管理及妥善使用，防止积压浪费、合理控制成本，有效保证教学、科研、行政及后勤服务等工作的顺利进行，特制定本制度。

第二章  管理机构及职责

      第二条  材料物资的管理和使用，根据“统一领导、分类管理、专人负责、合理调配、节约使用”的原则，建立健全物资管理机构。根据学校物资类别，分别设置库房，由专人负责管理。具体如下：

      1.设备类，含电子类、实验室材料等，由设备处负责；

      2.公寓用品类，由公寓中心负责；

      3.医务用品类，由校医室负责；

      4.维修材料类，由物业中心负责；

      5.礼品类，由学院办公室负责;

      6.行政类，含办公类、日杂类，以及不划归上述五类库房管理的物资，由资产处负责。

      第三条  在主管院长领导下，由资产处实施综合管理。其主要职责是：

      1.根据上级有关材料物资管理的法律法规，制定并组织实施学校材料物资管理制度；

      2.负责办理各类材料物资的入库登记、查账、对账等工作；

      3.负责行政类材料物资的验收入库、发放、以旧换新、报损报废等相关业务手续办理及账务管理；

      4.负责行政类材料物资的定期核对、清查盘点,保证库存物品的安全完好,做到账物相符、账账一致；

      5.负责行政类材料物资仓储管理，做到分类存放、摆放整齐、干净卫生，同时做好防火、防盗、防雨、防潮、防鼠、防虫蛀、防霉烂等工作，防止损坏浪费，确保在库物资的安全性、完好性。

第三章  范围与分类

      第四条  本制度所称材料物资，是指学校在开展教学、科研、行政办公和后勤服务等各方面使用的不属于固定资产和低值易耗品的各种消耗性物资。

      消耗性物资，又称“耗材”，是指使用后消耗掉或逐渐消耗掉，不再保持原有形态的各种材料、燃料、实验试剂、办公用品、日杂用品，以及耐用品等。其中耐用品是指单位价值较低，使用时间相对较长，但在使用过程中又容易损耗的各种工具器具。如：低值仪器仪表、工具量具、科教器具、文体用具、医疗器械等。

第四章  计划及购置

      第五条  材料物资的计划采购申请，应当严格按规定权限履行报批程序。对审批同意采购的物资，及时办理采购。

      第六条  材料物资采购

      材料物资的采购工作原则上由各归口部门组织办理。急需的专用物品经报批同意后，可由各使用单位（部门）自行负责购置。

      第七条 材料物资的验收根据物资送达情形不同区别进行，具体如下。

      （一）专职采购负责采购的物资，直接送达各库房的，由各库房管理员依据采购清单进行清点验收；送达使用部门的，由使用部门和库房管理员共同清点验收。同时填写《材料物资验收确认表》，内容包括材料名称、规格型号、实际验收数量等信息，共同验收人均签字确认。

      （二）使用部门自行采购的物资，凡是需要办理资产入库登记手续的，应当在到货后使用之前及时联系库房管理员清点验收。

      （三）验收中，必须注意物资质量的检查，验收中发现问题应立即根据有关规定向采购或供货商或运输单位等相关人员提出，按不同情况分别处理。遇质量睱疵，应及时办理退、换货或赔补手续。

      第八条 材料物资入账登记，统一由资产处办理。资产处记账员依据经办人提供的发票、《材料物资验收确认表》及相关依据资料，填制并打印《入库凭单》。《入库凭单》先由采购（经办）人、记账员、库房管理员审核签字，再由资产处负责人审批签字。

      《入库凭单》签批完毕，经办人将红联用作财务报销附件，白联交由记账员留存，黄联交由库房管理员记账留存。如经办人逾期一个月未将《材料物资入库凭单》返回资产处记账员的，该单据按作废处理。

第五章  使用与管理

      第九条 材料物资的领用应当按照勤俭节约和讲求绩效的要求办理。各使用部门领用材料物资，应当指定专人负责，并按规定时间、实际需求在企业微信上提交《材料物资出库申请》，审批后向库房领用所需物品。材料物资采购后直接存放使用部门的，应当按以下方式办理出库：

      1.属于一次性使用的，直接办理出库手续；

      2.属于分批次使用的，原则上先借用后出库。需要出库时应当经库房管理员现场清点物资存量，对是否应当办理出库的物资予以确认后，办理线上出库。存量物资视工作需要留存部门继续使用或交回库房配发利用。

      第十条 各部门或使用人根据工作需要使用耐用品时，应当向库房办理借用手续，用完及时归还。耐用品在长期使用中因磨损、陈旧等原因导致不能继续使用的，应由使用人向归口管理部门提出鉴定申请。经鉴定确实无法使用时，办理出库手续；如需继续领用的，凭《材料物资出库申请》到库房以旧换新。

      第十一条 耐用品退还库房时，库管员应进行退库验收把关，确保退库物资保持可再用状态。如有人为损坏，应追究赔偿责任；属于自然损耗，可按照程序办理出库申请手续。

      第十二条 各使用单位（部门）一般不设库房，为了保证日常办公需要，对常用的消耗性物资可限量备用，但备用量原则上不超过一个月。

      使用部门领用办公用品，由各部门设专管人员统一办理。在发放时，应当厉行节约，合理配发。设立科室较多的教学单位（部门）应当建立《办公用品发放登记簿》，如实记录发放情况，做好办公经费的有效控制。

      各部门开展特殊工作，材料物资用量较大时，应当实行“先借用，后出库”的原则，专管人员应当建立《材料物资使用登记台账》，并执行本规定第九条。

      第十三条  各部门长期占用的耐用品，应当建立耐用品明细账簿，由专人负责登记和日常使用管理。

      第十四条  各库房管理员对各部门（或各使用人）占有使用的耐用品，应当建立定期抽查制度，每学年全面清查 不少于一次，清查表单签字确认并留存备查。

      第十五条  任何人在岗位调动或离职（离岗）前，必须将所有借用的耐用品归还库房，人事部门方可办理相关手续，否则，不得办理。凡未经库管员在《工作交接表》上签字而离校的人员，借用物品未归还者，由人事部门在其工资中扣除赔偿。

第六章  账务管理

      第十六条  资产处严格落实学校会计制度要求，建立学校材料物资的总账和分类账，登记全校材料物资的数量、价值、型号、购进与发出等业务发生情况。

      第十七条  资产处建立库存物品对账制度，做到账与账相符、账与实相符。

      （一）资产处记账管理员与各库管人员每月结账后对账一次，向财务会计提交月报表一份。

      （二）各库管人员与各材料物资存量较多的使用单位之间应当每月月底前盘点、对账一次，并督促检查各单位物资的使用与管理情况，保证库存物资账与实相符。

      （三）资产处记账员、各库管员及各使用部门对账不符时，应当查明原因予以说明，并报请归口部门负责人审批。记账员、库管员、使用部门根据审批结果调整台账信息，做到账与账相符。

第七章  危险物品的管理

      第十八条  对易燃、易爆、剧毒及其它危险物品，必须有专人加强管理，要经常对提运、使用和管理人员加强安全教育，采取必要的劳动保护与安全措施，保证人身和物品安全。

      第十九条  危险物品的采购和提运应严格遵照公安部门和交通运输部门的有关规定办理，危险物品的保管应按照有关储存管理规定的要求设立专库，分类存放，并经常进行安全检查，防止因变质、分解造成自燃和爆炸事故。

第八章  附 则

      第二十条  本制度适用于学校所有的材料物资。

      第二十一条  本制度自下发之日起，原《山西工商学院材料物资管理制度》同时废止，由资产处负责解释。