各部门、各单位：
为深入贯彻落实习近平总书记对档案工作做出的重要指示批示精神，推进我校档案治理体系和资源体系、利用体系、安全体系建设，确保我校档案资料齐全完整，充分发挥档案在各项工作中的资政育人作用。现组织开展2025年档案资料归档工作，具体有关事项通知如下：
一、归档内容
坚持“统一领导、分级管理、集中保管、便于利用”的原则，全面、及时、准确地收集整理本年度形成的各类具有保存价值的文件材料。
（一）常规档案
本年度各部门、各单位在教学、科研、管理、基建等活动中直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。归档范围详见《山西工商学院2025年各部门归档范围》（附件1）。
（二）重大专项档案
本年度本科教育教学审核评估、重大科研项目立项、北格校区东区建设等重大、专项工作形成的具有保存价值的档案资料。主要包括立项与审批材料、计划与方案、过程管理材料、成果与验收文件、宣传报道材料、声像档案、实物档案、电子档案等。
（三）各部门年鉴
内容要能够反映部门全部工作，尤其是部门品牌工作、特色工作和亮点工作作为重点条目撰写，要求格式完整规范（附件2），纸质版须由部门领导审核签字。
二、归档时间
2026年1月20日前
三、归档要求
（一）各部门应高度重视档案归档工作，档案工作负责人要安排、督促本部门兼职档案员将应归档的各种材料收集齐全，依照《山西工商学院2025年归档工作指导手册》按时完成（附件3）。多部门合办的重大活动资料，由主办部门进行收集、整理、移交。
（二）纸质材料归档应提供原件，凡不符合整理规范文件材料，须按要求进行整改后向档案馆移交，移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，左边距不少于1.5cm。
（三）电子档案要求清晰、完整、可读，PDF格式，以材料名称命名。经档案馆审核后，以部门名称命名，发送至邮箱：sxgsxydag@163.com。
（四）实物性质的档案资料，要求至少归档两套。例如：招生简章、校刊、学生手册、校报、宣传画册。
（五）涉密文件须严格按照《中共山西工商学院委员会办公室关于印发<山西工商学院涉密档案管理规定>的通知》（工商党办〔2024〕4号）要求执行。
（六）档案移交时，需填写《山西工商学院档案移交目录》（附件4），一式两份，双方签字，各自留存，以备日后查用。如有特殊情况暂不能归档移交的，需在移交目录中说明原因，并写明预计移交时间，部门领导签字确认。
（七）各部门兼职档案员对照本年度档案工作填写《山西工商学院兼职档案员年度考核表》（附件5），纸质版由部门领导签字后与本部门归档材料一并移交。
在归档过程中如有任何疑问，请联系档案馆，联系人：王静 张娟；联系电话0351-5278979。
学校办公室
2025年12月11日
| 修改日期 | 修改人 | 备注 |
| 2025-12-15 10:56:06[当前版本] | 系统管理员 | 内容更新 |
| 2025-12-15 09:30:45 | 学校办公室 | 创建版本 |
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