各单位、各部门：
      企业邮箱是单位日常办公、公务往来与对外沟通的重要信息化载体，也是各部门对外联络、公文传递、业务协同的核心通讯渠道。为规范对外公务形象、提升办公效率，保障公务信息传递的安全性、规范性和专业性，即日起启用部门企业邮箱，有关事项通知如下：
      一、邮箱启用相关事宜
      （一）启用时间：自本通知发布之日起，正式启用企业邮箱，用于各类公务沟通。
      （二）账号分配：各部门邮箱账号由学校统一分配，邮箱账号详见附件1，登录方式由专人点对点培训。
      （三）登录方式：通过企业微信电脑端或移动客户端登录。
      二、邮箱使用注意事项
      （一）规范使用邮箱。企业邮箱仅用于处理工作相关事务，严禁用于私人聊天、购物、娱乐等非工作用途，严禁转借他人使用、委托他人代为处理工作邮件，严禁利用邮箱发送SPAM邮件、恶意广告、违规违法内容及与工作无关的信息。
       （二）规范邮件收发。发送邮件时，需明确主题、准确选择收件人及抄送对象，避免错发、群发；邮件内容需严谨规范、语言文明，符合公务沟通礼仪；工作日定时查看接收的邮件，重要邮件需及时回复，错发邮件需及时退回并告知发件人。
       （三）强化安全意识。妥善保管邮箱密码，定期更换邮箱密码，密码遗忘或怀疑泄漏时，立即向设备处/信息化建设中心申请重置；严禁点击陌生链接、下载可疑附件，避免遭受网络钓鱼、病毒攻击；发现邮箱异常登录、邮件发送异常等情况，及时修改密码并上报设备处/信息化建设中心。
       （四）规范数据管理。重要公务邮件（如公文、业务协议、沟通记录等）严禁擅自删除、篡改工作邮件；涉及核心机密、敏感业务信息的邮件，需加密发送，严禁转发至私人邮箱或无关人员。
       （五）账号管理。员工离职、调动岗位时，需按规定办理邮箱账号注销或权限调整手续，离职前需将重要工作邮件转移至部门指定人员邮箱，严禁删除、带走工作相关邮件。
      三、其他要求
      1.各部门负责人为本部门企业邮箱使用管理的第一责任人，负责督促本部门工作人员严格遵守本通知要求，规范使用企业邮箱。
      2.在邮箱登录、使用过程中遇到问题，请及时联系设备处/信息化建设中心（联系人：李玉林；联系电话：150****50），由专人负责解答和处置。

      3.新设立部门或因工作需要新增邮箱账号，可通过网上服务大厅提交《企业邮箱账号申请》，经部门负责人审批后，设备处/信息化建设中心工作人员在1个工作日完成邮箱的开通。

      附件1：山西工商学院部门对外邮箱目录表

      企业邮箱与个人邮箱的区别
      企业邮箱为单位专属，与QQ、163等个人邮箱有本质区别：一是形象规范，后缀为@sxtbu.edu.cn，对外专业且提升公信力；个人邮箱无单位标识，影响公务形象。二是安全合规，企业邮箱具备企业级防护，满足保密审计要求；个人邮箱防护薄弱，易泄露敏感信息。三是适配办公，企业邮箱空间无限制、支持20G超大附件；个人邮箱空间受限，无法满足公务需求。

             

                         设备处/信息化建设中心

                              2026年5月13日