各单位、各部门：

       为进一步规范我校横向科研项目管理，健全工作机制、优化办事流程、提升服务效能，保障横向科研项目依规有序开展、规范实施，现就横向科研项目全流程办理有关事项通知如下：

       一、合同编制

      横向合同模板：均采用科技部技术合同模板（分为技术开发合同、技术转让合同、技术服务合同、技术许可合同、技术咨询合同），负责人根据项目内容确定合同类型。其中，技术开发合同和技术转让合同可办理免税。

合同模板下载路径：企业微信-科研服务-办事指南-科研项目常用表格-技术合同模板。

       二、合同签订

       （一）免税合同

       1.学校用章申请：①合同盖章：在企业微信-网上办事大厅-横向科研项目用印申请中填写申请内容，上传技术合同PDF（未签字盖章）、委托方营业执照PDF、承诺书PDF、成员及学生参与信息备案表PDF后提交申请，经所在单位负责人-科技处(初审)-法务-科技处(终审)-财务-校领导进行审核。②免税材料盖章：在企业微信-网上办事大厅-公章使用申请中填写申请内容，上传免税材料(授权委托书、山西省技术合同认定登记申请表、创新点说明）进行审批申请。③重要证件申请：在企业微信-网上办事大厅-证件（文件）使用申请中填写相关内容。（具体流程见附件1）

       2.纸质版盖章：办理人携带技术合同若干份（学校留存5份-科技处1份、机要室2份、省市各1份）、委托方营业执照复印件1份及需要盖学校章的免税材料，审批通过的横向科研项目合同（协议）用印审批表、山西工商学院印章使用审批表、山西工商学院证件（文件）使用申请表各1份至科技处405室，科技处携带纸质资料至机要室盖章。

       3.省市级备案、免税办理：负责人将盖章版合同、授权委托书和创新点说明电子版发送至科技处，科技处专人统一办理线上线下技术合同登记及免税相关事宜，纸质版材料经省市及学校备案后，剩余材料返回课题负责人。

       （二）非免税合同

       1.学校用章申请：在企业微信-网上办事大厅-横向科研项目用印申请中填写申请内容，上传合同PDF（未签字盖章）、委托方营业执照PDF、承诺书PDF、成员及学生参与信息备案表PDF后提交申请，经所在单位负责人-科技处(初审)-法务-科技处(终审)-财务-校领导进行审核。（具体流程见附件2）

       2.纸质合同盖章：办理人携带委托方盖章合同若干份（学校留存3份）、委托方营业执照复印件1份及审批通过的横向科研项目合同（协议）用印审批表纸质版1份至科技处405室，科技处携带纸质资料至机要室盖章。

       3.市级备案审批：负责人将盖章版合同电子版发送至科技处，科技处专人统一办理线上线下技术合同登记。

       三、经费汇款与发票开具

       （一）委托方汇款

       企业根据合同规定向学校汇款（备注栏：负责人姓名+项目名称）。

       （二）开具发票

       线上提交申请（企业微信-工作台-网上办事大厅--服务中心-公共服务--发票开具申请），并备注此项目属于科技开发/科技服务/科技咨询收入。审核通过后，财务处上传电子发票，经办人自行下载发票。

       （三）领取到账凭证

       科技处收到财务处的到账凭证后，通知负责人领取。

       四、课题立项

       （一）申请立项

       项目负责人登录企业微信-科研管理服务平台，上传盖章合同及承诺书扫描版（PDF）、经费预算表PDF、成员及学生参与情况备案表PDF及到账凭证（图片或PDF）等资料，科技处进行在线审核。

       （二）办理经费卡

       在线审核通过后，课题负责人携带经费预算表纸质版1份至科技处，科技处为其办理“项目经费卡”。

       五、经费支出

       经费支出根据院科函〔2025〕115号《关于进一步规范科研项目经费报销事宜的通知》执行（见附件3），横向科研项目直接经费与间接费用不设比例限制。

       直接费用：外协费原则上不超过80%（外协经费10万元及以上，需附所在单位组织的专家论证意见）（具体办理流程见附件4），数据或样本采集费超过5万元需要提供购买合同；

间接费用：绩效支出不超过总经费的70%，科研业务发展费不超过总经费的20%，其中，科研项目业务费招待标准不得高于150元/人/餐。

       经费调整:项目负责人应当严格执行备案后的项目经费预算，如需调整预算，填写《横向科研项目经费预算调整表》（见工商院科〔2024〕8号-附件4）。

       六、课题结项

       委托方结题验收:根据合同约定按时完成任务后，由委托方验收结题。验收通过后出具结题证明，同时携带填好的科研项目经费决算表到财务处办理（下载路径：企业微信-科研服务-办事指南-科研项目常用表格）。

验收资料备案：项目负责人将委托方出具的结题证明及研究形成的项目成果（若有技术鉴定、获奖等材料应同时附上）等资料装入合订本，携带合订本1份、经费预算本（经费无剩余）至科技处备案，办理结题手续。

若因特殊情况无法按合同约定正常结项，需出具横向项目延期说明，并在规定时间内完成结项。

       特此通知。

       附件：1.横向项目（免税）办理流程

                 2.横向项目（非免税）办理流程

                 3.关于进一步规范科研项目经费报销事宜的通知

                 4.外协合同办理流程

                                                                                                                    科学技术处

                                                                                                                  2026年5月14日

  附件1：横向项目（免税）办理流程.docx

  附件2：横向项目（非免税）办理流程.docx

  附件3：院科函〔2025〕115号 关于进一步规范科研项目经费报销事宜的通知-知识分享平台.pdf

  附件4：外协合同办理流程.docx