各部门、各单位：
近期学校新建工程项目集中开工，工程配套设施、物资设备采购等各类合同数量大幅增加，合同管理、审批、签订环节风险点凸显。为规范校内合同全流程管理，防范法律、经济风险，落实校长工作指示批示，压实各主体管理责任，现就全校合同分类归口、审批流程、限期整改等相关工作要求通知如下：
一、限期完成在建无合同遗留项目整改
凡目前已开工实施、尚未签订正式书面合同的工程项目、采购项目、维修改造项目等所有项目，各经办部门须于2026 年 8 月 10 日前，形成专项书面请示报告报送学校。报告需详细列明项目名称、实施内容、开工时间、已发生费用、未签合同原因、后续补签工作计划、风险防控措施等内容，由部门主要负责人签字后提交。
上述遗留项目须在2026 年 8 月 15 日前全部完成内部审批流程、补齐全部佐证材料，办结正式合同签订手续，做到项目实施与合同签订同步闭环，杜绝长期无合同施工、供货现象。逾期未完成整改的，将对相关部门及经办人进行全校通报。
二、严格执行合同分类归口审批管理制度
全校所有对外合同按照业务类型划分归口管理处室，各类合同统一由对应主管处室牵头审核、归口负责，不得跨处室无序流转：
基建类合同：新建工程、改扩建工程、消防工程、土建配套、工程甲供材料采购、施工现场配套设施等相关合同，统一归口基建处，由基建处张阳阳副处长负责审核签字；
资产设备采购类合同：固定资产采购、教学科研仪器、办公设备、信息化软硬件、实验耗材、通用物资批量采购类合同等，归口资产处 /设备处与信息化建设中心审核，由杨荣辉处长/牛小军处长负责审核签字。
维修类合同：水、电、暖、燃气，校舍零星维修、设备维保、水电管线检修、小型修缮等非新建类维修项目合同，按权责归属由后勤处归口管理，由杨蒲寅/郝世民负责审核，王宏伟助理签字。
其他类合同：服务外包、合作办学、技术服务、场地租赁、宣传服务、劳务合作等不属于以上三类的合同，由业务主办部门作为归口单位，履行内部初审职责。
各归口处室为本类合同第一管理责任主体，负责合同初审、资料归集、风险前置核查、档案留存等全流程工作。
特别声明：校长专项指定项目人员仅作为项目经办人、现场负责人，不得作为合同委托代理人对外签署正式合同。
三、合同报审前置要求，关键事项提前请示
所有合同提交正式审批流程前，经办部门必须就合同核心关键条款提前向校领导请示沟通，形成明确意见后方可启动线上 / 线下审批：
1.项目总预算、分项费用、付款节点、分期支付比例；
2.履约保证金、质保金金额、返还时限及扣除条件；
3.工期 / 服务周期、违约责任、赔付标准；
4.验收标准、售后保障、安全责任划分；
5.涉及外包施工、校外人员进场的安全管理条款。
未提前请示、擅自拟定合同核心条款直接报审的，归口处室有权退回不予受理，延误签订进度由经办部门自行承担。
四、严守 “先审批、后履约” 红线，压实责任追究
全校严格执行先审批、后签约、再履约工作准则，严禁任何部门、经办人未经校内完整审批流程，先行组织施工、供货、开展服务、支付款项等履约行为。
凡出现未批先干、未签合同先行实施的，由此产生的经济损失、合同纠纷、行政处罚、法律诉讼等全部法律、经济责任，由项目经办负责人、部门主要负责人全额承担；学校将视情节开展问责，相关违规行为纳入部门年度绩效考核。
五、其他配套管理要求
统一合同文本规范：基建、采购、维修类常规项目优先使用学校制式标准合同模板，确需修改核心条款、使用第三方非标合同的，必须同步报送法务岗开展法律风险审核，未经法务审核不得进入审批。
合同档案统一归档：合同签订完成后 3 个工作日内，归口处室将合同原件、审批单、请示报告、报价单等全套材料整理归档，建立本部门合同台账，定期报送学校办公室备案。
强化经办人业务责任：各部门须固定专职合同经办人，人员变动及时报备归口管理处室；经办人对合同资料真实性、完整性、一致性负责，不得隐瞒项目信息、虚报费用、简化审批环节。
定期开展合同自查：各归口处室每季度开展本类合同自查，重点排查无合同施工、超预算签约、质保条款缺失、付款流程不规范等问题，形成自查报告报送学校。
紧急项目特殊流程：因应急抢修、抢险产生的紧急实施项目，可先行履行紧急报备手续，同步启动合同审批，报备材料须在 3 个工作日内补齐，仍需在规定时限内完成正式合同签订。
特别说明：区分合同核心条款变更与流程细节微调界限，仅针对付款期限（如合同签订后若干工作日付款、验收完成后若干工作日结清款项）、履约周期、验收时限、现场实施时序等事件流程类内容作出小幅调整的，不认定为合同重大核心修改。
六、工作要求
各部门、各单位高度重视合同管理风险防控工作，落实专人梳理存量在建项目，按期完成遗留项目报备与补签工作；严格按照归口分类开展合同报审，规范前置请示、审批、签约、归档全流程。学校将适时开展合同管理专项督查，对违规操作、逾期未整改单位予以通报问责。
特此通知
学校法治办公室（代）
2026年7月29日
DOC